Формула успеха: что ищут клиенты в аутстаф-компаниях.

Аутстаф — модель найма персонала, при которой сторонняя организация занимается вопросом подбора компетентных сотрудников, отслеживает качество их работы и принимает на себя управленческие функции — занимается вопросами выплаты зарплаты и обучением. При этом привлеченный внештатный эксперт работает под руководством заказчика и подчиняется ему напрямую.

В некоторых случаях аутстаффинг для крупного и среднего бизнеса становится приоритетной моделью найма, особенно когда речь идет о временных проектах или стоит задача по привлечению специалистов, обладающих уникальными навыками и сверхэкспертизой. 

Аутстаффинг позволяет: 

• Успешно реализовывать проекты в срок.
• Рационализировать и сокращать затраты на оплату труда сотрудников.
• Освобождать штатных сотрудников от рутины.
• Улучшать процессы за счет повышения экспертизы.
• Гибко управлять нагрузкой и командой.
• Сокращать расходы на адаптацию сотрудников и обучение.
• Получать в штат редкие трудовые кадры.
• Снижать нагрузки на HR и бухгалтерию.
• Минимизировать риски найма и увольнения.

Выборка опрашиваемых 

Интервьюируемые: возраст 27-46 лет, технические директора, руководители, тимлиды крупных компаний и представили среднего бизнеса, которые нуждаются в дополнительных специалистах или готовы прибегнуть к аутстаф-модели найма. 

Гипотезы 

• Наличие собственного штата либо надежной базы разработчиков у подрядчика напрямую влияет на выбор заказчика на этапе пресейла или ресерча.
• Аутстаф дает возможность сократить процессы поиска исполнителя, согласования и рейтов, а также скорости онбординга.
• Выстроенные процессы у подрядчика влияют на выбор заказчика.
• Выбор подрядчика сложен из-за риска некачественных услуг и обмана. Заказчики хотят уверенности в результате. 

Цели исследования 

Выяснить ценность аутстафа для клиентов, какие есть боли, актуальные и прошлые способы закрытия этих болей, причины выбора аутстаффинга. 

Задачи исследования 

1. Понять, какие боли и потребности закрывает аутстаф.
2. Описать процесс выбора подрядчика — определить, на что клиенты обращают внимание, как выбирают, какие критерии важны при выборе.
3. Получить описание идеального подрядчика и идеального формата взаимодействия.

Компании обращаются за услугами аутстафа по следующим причинам: 

• Частые дедлайны и сезонные сверхнагрузки.
• Потребность в быстром расширении команды, при этом без снижения компетенции рабочей группы.
• Недостаток узкопрофильных специалистов на рынке, в частности, в секторе IT.
• Избыточная нагрузка на административный и кадровый отделы.
• Увеличение географии или масштаба.
• Слишком долгий процесс выращивания спецов с позиции джуниор внутри компании. А задачи нужно реализовывать здесь и сейчас.

В рамках исследования не выявлена зависимость между запросами и форматом сотрудничества. Особенность одна — чем крупнее компания, чем четче выстроены процессы, тем более требователен заказчик к качеству процессов, коммуникаций, ведению бизнеса, документообороту, сопровождению контракта со стороны подрядчика. Заказчику уже мало просто иметь рабочие руки. Ему хочется, чтобы подрядчик контролировал спецов самостоятельно и автономно. 

Часто компании сталкиваются с проблемами при поиске подрядчиков: 

• Обман насчет компетенций и опыта спецов.
• Халатность по отношению к договоренностям.
• Негибкость. Подрядчики берутся за проекты стоимостью не менее 1 или 10 миллионов рублей, бывает сложно согласовать ценовой порог.

• Скорость подключения к проектам 
  Важно, чтобы была возможность быстро запустить работу, а далее уже договориться о компенсации.
• Компетентность 
  Соответствие стека, скиллов заявленным требованиям.
• Обоснованное соотношение цены и качества 
  Стоимость услуг должна коррелироваться с уровнем экспертизы и компетенции аутстаф-специалистов.
• Доказательства и обоснования 
  Наличие опыта работы подрядчика со специалистом или возможность гарантировать качество его работы. Идеально, если предлагаемый сотрудник находится в штате у подрядчика.
• Прошлый опыт 
  Желательны кейсы по тому же или смежному профилю. Но это необязательный критерий.
• Прозрачность взаимодействия 
  Ценятся открытость подрядчика, умение выстраивать коммуникации, нести ответственности за результат, качество спецов и сроки. Главное — прозрачность.

Выбрав заказчика, который устраивает по всем критериям, клиент уже в процессе работы может понять, что ошибся или был обманут. Бывает так, что в процессе работы аутстафф-работник не справляется с поставленными задачами, и его приходится менять. Или же клиент принимает решение о полном разрыве договора с компанией и поиске нового подрядчика. 

Критерии оценки работы и качества услуг, на которые опираются клиенты в процессе работы: 

• Прозрачность системы оценки 
  Наибольшее доверие получают подрядчики с четкой системой проверки и оценивания специалистов.
• Управляемость процессами 
  Специалисты должны быть в состоянии предоставить реалистичные оценки времени выполнения задач, давать конкретные сроки и обратную связь.
• Вовлеченность 
  Привлеченный спец должен стараться погрузиться в продукт или в проект, задумываться о том, как итоговый продукт люди будут использовать, как можно его улучшить.
• Знание продукта 
  Аутстафферы должны разбираться в продукте, над которым работают. Идеально, если у них есть опыт работы с аналогичными проектами.
• Уникальность знаний и опыта 
  В случае разработки уникальных проектов критически важно, чтобы специалисты имели опыт работы с используемыми технологиями.

Продуктовые компании или компании со специфическими продуктами сложнее решаются на аутстаф в целом. И вот почему: 

• Не уверены в безопасности: боятся утечки ноу-хау, если считают свой продукт инновационным.
• Не уверены в глубоком погружении спеца в продукт. Есть опасения, что аутстаффы не способны адаптировать решения, недостаточно понимают потребности ЦА. К тому же они редко демонстрируют преданность проекту.
• Компания не в состоянии из-за цейтнота или менеджмента качественно составить ТЗ для подрядчика и описать задачу, чтобы отдать ее на аутсорс/аутстаф.
• Компаниям сложно выделить куски кода, которые можно отдать на сторону.
• Компании боятся потерять контроль над процессом разработки и столкнуться с трудностями управления проектами, поэтому предпочитают внутреннюю разработку для сохранения контроля и экспертизы в компании.

Компании считают большую часть подрядчиков на рынке негибкими и невовлеченными. Возникает ощущение, что у них нет желания работать на партнерских условиях: они выступают просто как перепродавцы трудового резерва. Дело даже не в недоверии, а именно в том, что подрядчики ошибаются с документами, часто опаздывают на встречи, нарушают сроки отчетности. И это не про качество спецов - это аккаунтинг. 

Требования к подрядчикам: быть гибкими, вовлеченными, ответственными, соучастными.

В рамках исследования выявлено, что критерии сильно зависят от специфики компании-заказчика, а также от профильной специфики. Заказчики хотят видеть высокую скорость внедрения компетентного специалиста в штатную работу. Но это еще не все. 

При принятии решения нередко заказчики обращают внимание на подход руководства к управлению командой, наличие HR-культуры, перспективы подрядчика. 

Второй важный аспект выбора — организация процесса коммуникации. Именно коммуникация часто становится ключевым фактором. Например, заказчик хочет понимать, какова будет скорость ответа на сообщения на письма или в мессенджерах. Кому-то необходима обратная связь в течение 15-30 минут, для кого-то 6 часов — это терпимо. 

Третий момент — алгоритм онбординга. Заказчику важно узнать, будет ли онбордингом заниматься подрядчик самостоятельно или придется частично привлекать HR-отдел. 

Четвертый момент— возможность подрядчика найти специалистов для сложных локаций или проектов. Например, спецов для работы с представительством в Латинской Америке (соответственно, должно быть знание португальского). Или если требуется саппорт-агент со знанием хинди. 

Пятый момент — адекватные ставки и тарифы. Аутстафферы нередко пытаются «продать» средний трудовой резерв по цене сеньора. Заказчики готовы согласиться на дорогую ставку, но в случае, если работа будет выполнена безукоризненно.

• Заказчикам не так важно, чтобы люди были в штате аутстаффинговой компании. Им важно:

1. Доказательства опыта сотрудников: 
   Наличие портфолио проектов, кейсов и подтвержденных профессиональных навыков.
2. Вовлеченность в проект: 
   Понимание целей проекта и ожиданий клиентов относительно продукта.
3. Стратегия управления рисками: 
   Гарантии замены специалиста в случае проблем. 
   Контроль качества услуг и регулярная оценка специалистов.
4. Работа исключительно со штатными специалистами: 
   Требование действует преимущественно среди банков.

• Скорость — одна из самых важных ценностей и ключевой критерий выбора. Скорость предоставления спецов, заключения контракта, ведения документооборота, скорость работы, онбординга спеца, подключения к проекту.
• Важны коммуникации. Если подрядчик правильно выстраивает процессы, это повышает лояльность. Вероятность получения положительного решения от заказчика тоже резко повышается.
• Прозрачность и открытость. Лучше аутстаферам честно рассказать заказчику о критически важных вещах, затруднениях, ограничениях. Если правда будет выявлена постфактум, заказчик разорвет отношения.
• Разницы между наймом и аутстаффингом в контексте работы с сотрудниками фактически нет: они становятся частью команды и участвуют в ключевых процессах.

Самый влиятельный фактор: сжатые сроки, дата сдачи проекта. При важности этого критерия компании готовы закрывать глаза на бюджет и забывать о том, что они негативно относятся к аутстафу.

Компании, которые испытывают постоянную потребность в кадрах, неизменно будут пользоваться аутстафф-услугами. В тех или иных направлениях регулярно наблюдаются дефициты кадровых резервов, и именно у аутстаферов зачастую находится тот, кто нужен.